PROJECT MANAGEMENT OFFICE

COSA FA IL PROJECT MANAGEMENT OFFICE?

E' una Struttura di Project Management

Sentiamo spesso dire da politici e non che il "modello Genova" per la ricostruzione del Ponte Morandi (oggi Ponte San Giorgio) sia dovuto all'applicazione del Project Management Office, non solo come disciplina ma anche come Struttura. Non è molto diffusa in Italia, mentre è molto comune all’estero.

Il Project Management Office nasce un secolo fa

Anche se è venuta alla cronaca solo recentemente, noi da 25 anni partecipiamo a progetti in cui è prevista la Struttura di Project Management. L'abbiamo applicata con successo all'estero e poi in Italia, portando al successo diversi Appalti Pubblici, rispettando il budget, l'ambito ed il tempo.

Supporto al RUP o Responsabile dei lavori

Partiamo dall'assunto che la SPM non esegue progetti. Supporta chi li deve eseguire, al suo fianco. L'obiettivo è il sostegno, al Cliente (sia essa la Pubblica Amministrazione, un investitore o una impresa) ed al suo Responsabile Project Leader  su tutti gli aspetti tecnici, manageriali.

Nel tempo la nostra organizzazione si è evoluta. E' diventato necessario essere multidisciplinari per la crescente complessità dei progetti ed oggi integra aspetti di innovazione, legale, amministrativo e finanziario.

Sì, ma vale anche nel settore privato

La Commissione europea pubblicando la nuova direttiva in materia di public procurement (EU 24/2014),  raccomanda la presenza di un responsabile di progetto, project leader (inglese) ed è uno dei motivi per cui nella linea guida Anac del 2016, il Rup veniva finalmente definito come un project manager e, almeno per i progetti complessi, tra i requisiti previsti per la nomina, se ne richiedeva l’omonima “qualifica”.

Il suo equivalente nel settore privato è il Responsabile dei lavori, o dell'investimento.

Nei progetti strutturati è sempre definito ed ha qualifiche appropriate.

Nei progetti più piccoli, è comunque designato e spesso (pensando alle manutenzioni di condomini coincide con l'Amministratore Condominiale) non ne ha le competenze per tutelare i portatori di interessi.

Il RUP diventa  "responsabile unico del progetto"

Se facciamo un parallelo con la regia cinematografica, il lavoro del regista non inizia mai con le riprese ma prevede una lunga preparazione, spesso già in fase di scrittura della sceneggiatura, continuando attraverso la direzione degli attori e la direzione delle riprese, e poi fino al montaggio. Ma non può fare un film da solo.

In parallelo quindi il Project Manager (il gestore del progetto), è affiancato dalla SPM che opera attraverso gli strumenti di pianificazione e controllo, garantisce che i requisiti dell’opera siano pienamente soddisfatti: la qualità tecnica, la riduzione dei tempi e costi, la coerenza tra il progetto, la costruzione e la sicurezza. 

Seguiamo il progetto dall'avvio alla chiusura

Approfondiamo le indicazioni della norma ISO 21502:2020 “Project and Programme Portfolio Management”. In pratica, un rimodulazione alla griglia “Gruppi di processi/Aree tematiche” della ISO 21500, rimodulando ora la lista e denominazione dei Gruppi di processo e inglobando le vecchie Aree Tematiche all’interno di un più ampio range di buone “pratiche”.

Monitoraggio e controllo progetti

Adottata all’interno dell’organizzazione, vi darà la possibilità di riuscire a gestire al meglio il destino di un progetto. La SPM infatti riesce a gestire molto bene in un’ottica di verifica dei costi e raggiungimento degli obiettivi, la realizzazione di un progetto fase dopo fase.

Un altro vantaggio sta nel coordinamento in modo preciso su risorse, budget, tempi e standard di riferimento del progetto stesso. La SPM valuta anche quelli che sono i livelli di soddisfazione del pubblico di riferimento, degli stakeholder e di quanti devono essere coinvolti in queste strutture.

Organizza modelli e procedure per raggiungere gli obiettivi

Quando c’è un organizzazione ben precisa, chiara e competente rispetto all’organizzazione delle varie fasi di un progetto, è evidente che tutto finirà nel modo giusto. Qualora anche si verifichino dei problemi, avendo tutto il meccanismo sotto controllo passo dopo passo in maniera competente, trovare l’errore ed eliminarlo, sarà molto più facile.

Per questo, la SPM deve essere sempre considerata da coloro che vogliono mettere in campo una strategia o un progetto vincente.

Con la trasformazione digitale in atto, soltanto una competenza multidisciplinare, riuscirà a guidare in maniera giusta un’azienda o una organizzazione verso il successo.

Supporto alla Gestione del PMO aziendale

Consiste nel supportare l’operatività del Project Management Office aziendale, ovvero la struttura che governa le azioni di gestione progetti e programmi, definisce regole e procedure relative, dà supporto ai responsabili di progetto e/o di programma, e si interfaccia con il Top Management per la generazione dei report direzionali e del cruscotto manageriale.

Il servizio di supporto proposto, si rivolge in particolare a:

• Top Management per il supporto nell’impostazione della pianificazione strategica e della gestione del Portfolio progetti (Portfolio Management), nonché nella definizione e gestione dei report direzionali e del cruscotto manageriale
• Responsabile del PMO nelle attività di impostazione delle procedure di Project e Program Management
• Project e Program Manager nelle attività di impostazione e pianificazione di nuovi progetti, e in quelle di monitoraggio e chiusura, per quelli in essere, nel rispetto delle procedure definite in azienda
• tutti gli stakeholder coinvolti nella gestione di progetti e programmi e ai membri del PMO stesso per la formazione sulle tecniche e metodologie di Project Management
• Individuazione delle tecnologie digitali più opportune da applicare ai progetti, sia sotto l'aspetto dei software o soluzioni di Project Management, sia per l'integrazione delle tecnologie innovative da inserire nei progetti.

Supporto alla Gestione dell'Ufficio Gare 

Consiste nel supporto alla preparazione di gare, affiancando il cliente nella definizione delle informazioni di pianificazione (tempi, costi, risorse, qualità, approvvigionamento, rischi, … ) coerentemente con le specifiche contrattuali.

Si tratta di:

• supportare il Bid Manager aziendale negli incontri con il cliente e nelle bidder conference
• seguire l’opportuna impostazione dell’offerta secondo metodologia richiesta (PMI, Prince2,…)
• utilizzare e proporre applicativi di Project Management a seconda delle specifiche, per produrre l’opportuna documentazione richiesta (ad esempio: WBS, Gantt, Reticolo logico, Risk Register
• proporre soluzioni innovative, a seconda delle specifiche, per migliorare il punteggio tecnico
• eseguire business intelligence per analizzare il mercato, predisporre la documentazione da trasmettere alla P.A. per essere invitati alle gare, individuare partner e concorrenti, ecc.